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實驗室在接受遠程評審時應(yīng)做好哪些準備呢?

 由于疫情的影響,CNAS對許多評審已安排遠程評審。全球各國的認可機構(gòu)也紛紛出臺遠程評審的政策和指南,那么實驗室在接受遠程評審時應(yīng)做好哪些準備呢?

  

  1. 軟件和電子設(shè)備的準備

  

  與評審組確認遠程評審需要使用的軟件,如騰訊會議、釘釘或微信等,提前下載并試用軟件;

  

  配備足夠的電腦,通常電腦的數(shù)量至少與評審組人數(shù)相當;

  

  確認WIFI速度,保證視頻的清晰度和效果;

  

  為保證通話質(zhì)量,建議準備耳機或?qū)S名溈孙L;

  

  建議準備一個會議室,最好配備投影設(shè)備,將評審組調(diào)閱的記錄提前準備好,應(yīng)確保安靜的視頻環(huán)境;

  

  根據(jù)評審組人員分工,確認陪同人員。當需要多個人共同回答評審員的問題時,應(yīng)準備相應(yīng)的會議室或房間;

  

  建議指定專人做好通訊軟件的技術(shù)應(yīng)急工作;

  

  在評審前最好與評審組長試運行相關(guān)視頻軟件,以及早識別可能存在的問題。

  

  2. 文件和記錄的準備

  

  除了通常現(xiàn)場評審應(yīng)提交的體系文件和記錄外,評審組可能會要求提供更多的電子記錄。目前還有許多實驗室保存紙面記錄,特別是質(zhì)量管理記錄,實驗室可以將比較重要的質(zhì)量管理記錄先行拍照或掃描。如果實驗室絕大多數(shù)記錄均是紙面記錄,如原始記錄,實驗室不可能提供電子版本的記錄,此時最好請評審組視頻查閱。

  

  實驗室在信息管理系統(tǒng)中,給評審組開放查閱的權(quán)限,也是一種方式,但可能會涉及權(quán)限設(shè)置范圍等系統(tǒng)管理工作,技術(shù)上是否可行,實驗室可以做出評估以決定是否采用該方式。

  

  3. 現(xiàn)場試驗的準備

  

  提前與評審組確定現(xiàn)場見證試驗項目;

  

  現(xiàn)場試驗可以提前錄視頻的方式,在錄像時最好請操作人員解釋操作的步驟以及注意事項;試驗時間比較長的項目不需要錄制全部過程,可以只展示關(guān)鍵步驟,省去的過程可以在視頻中說明。實驗室應(yīng)確保視頻中包含了對測試項目很關(guān)鍵的試驗環(huán)境條件、設(shè)備和操作人員?梢詫⒁曨l上傳到實驗室自己網(wǎng)站的“內(nèi)部區(qū)域”,請評審員在線觀看,以避免視頻太大不便發(fā)送。

  

  評審員如需現(xiàn)場觀察試驗過程,實驗室應(yīng)在評審前與評審員溝通,了解其需要見證哪些關(guān)鍵步驟。樣品應(yīng)提前準備好。如果樣品前處理時間較長,經(jīng)評審員同意,可以在評審前對樣品進行前處理。

  

  4. 保密事項

  

  在傳統(tǒng)的現(xiàn)場評審中,很多記錄實驗室無需提交給評審組,由評審員現(xiàn)場直接調(diào)閱相關(guān)記錄。但在遠程評審中,為便于評審的便利性,評審員可能會要求將記錄發(fā)送給評審員。因此,實驗室以電子版發(fā)送給評審組的記錄遠遠大于現(xiàn)場評審。如果實驗室對于特殊的記錄,如涉及個人隱私的人員檔案、某個敏感的檢測報告,認為發(fā)送電子版本風險較大,可與評審組進行協(xié)商,采用分享屏幕或視頻等方式讓評審員查閱。

  

  錄制視頻時最好隱去樣品的具體信息,以防視頻泄露對客戶的影響。但樣品信息可以單獨告知評審員。

  

  實驗室可以要求評審組長提供評審組簽署的CNAS“現(xiàn)場評審人員公正性、保密及廉潔自律聲明”的電子版。

  

  5. 與評審組的溝通

  

  與評審組良好和及時的溝通是遠程評審的重要環(huán)節(jié)。評審的重要內(nèi)容就是搜集實驗室符合認可要求,并有資源和能力從事測試活動的客觀證據(jù),實驗室有責任配合評審組,使其及時獲得充分的支持性信息。

  

  遠程評審時間具有靈活性,擬定時間內(nèi)如遇到任何困難,可與評審員協(xié)調(diào),合理地調(diào)整視頻對話時間。


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